11 Sekretów Dostarczania Złych Wiadomości W Pracy

2024 Autor: Steven Freeman | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 08:19

Przekaż opinię szybko, ale nie od razu

Nie czekaj na coroczny przegląd, który wskaże obszary wymagające poprawy. Szybko zwracaj uwagę na problemy, tak aby szczegóły były świeże w Twojej głowie. Dzień po incydencie to najlepszy punkt; posiadanie odrobiny czasu stłumi zbyt gorące emocje i pozwoli ci przygotować się i bardziej przemyślać słowa. „W tej chwili obie strony zareagują silniej i mniej pomocnie” - mówi Jennifer Porter, partner zarządzający Grupy Boda, firmy zajmującej się przywództwem i rozwojem zespołu. Coroczne lub kwartalne przeglądy powinny obejmować cele i skupiać się na przyszłościowych informacjach zwrotnych - na przykład o tym, co ktoś musi zrobić mniej lub bardziej, aby rozwinąć swoją karierę („Jeśli miałbyś stać się bardziej biegły w analizie danych, widzę, że skaczesz do Następny poziom ).

Pamiętaj o swoim zamiarze

Zastanów się, dlaczego w pierwszej kolejności chcesz podzielić się opinią. „Robisz to, ponieważ chcesz pomóc tej osobie odnieść sukces” - mówi Porter. W tamtym czasie może wydawać się to mniej życzliwe - możesz pomyśleć, że po prostu musisz powstrzymać złe nawyki lub naprawić niechlujną pracę - ale każdy rodzaj informacji zwrotnej pomaga zespołowi uczyć się i rozwijać. Ty też chcesz zdobyć ich zaufanie. „Jeśli nie dostarczysz informacji zwrotnej, ktoś inny wykona i może nie wykonać tak dobrej pracy, jak Ty” - mówi Freyan Billimoria, dyrektor ds. Kadr w Skillshare, internetowej społeczności edukacyjnej. Podczas rozmowy wyraź swój zamiar. Powiedz: „Mówię ci to, ponieważ zależy mi na tobie i chcę, abyś był tak skuteczny, jak to tylko możliwe”.

Pomyśl o treści, a nie o dostarczeniu

Wielu menedżerów martwi się, jak złagodzą cios, zamiast tego, co powiedzą - mówi Porter. „To tak, jakbyś przygotowywał się do wygłoszenia przemówienia i skupiał się na tym, co będziesz nosić, a nie na treści prezentacji” - zauważa. Zadaj sobie pytanie: „Jakie jest moje główne przesłanie? Co mam nadzieję, że ta osoba wyniesie z rozmowy? Co chcę dalej?” Zapisz, co powiesz i przećwicz pod prysznicem lub u zaufanego współpracownika. Skup się na zachowaniu lub działaniu, zamiast dyskutować o uczuciach, i podaj konkretne przykłady, na przykład „Zauważyłem, że sześć razy przeszkadzałeś ludziom podczas tego spotkania” (a nie „Jesteś niegrzeczny wobec współpracowników”).

Zacznij od pytania

Dyskusja powinna być dialogiem, a nie monologiem. Powiedz: „Bardzo chciałbym porozmawiać z tobą, aby podzielić się opinią. Czy to w porządku? Mówienie tak jest w naturze ludzkiej, ale prosząc o pozwolenie, możesz wzmocnić związek, mówi Porter. Inna taktyka: niech druga osoba poprowadzi rozmowę. Powiedz: „Chciałbym porozmawiać z tobą o x. Jak myślisz, co poszło dobrze? Jak myślisz, co nie?” Daj pracownikowi czas na odpowiedź. „W wielu przypadkach już wiedzą, gdzie im brakuje” - mówi Fran Hauser, autorka „Mitu o miłej dziewczynie” („Kiedy formułujesz rozmowę jako współpracę zamiast krytyki, ton jest bardziej wspierający.”

Użyj mniej słów

Podaj jak najwięcej szczegółów. Niejasne lub sztampowe zwroty („Musisz popracować nad swoją obecnością na stanowisku kierowniczym”) lub okryta lukrem informacja zwrotna jest dezorientująca dla słuchacza, zwiększając prawdopodobieństwo, że całkowicie przegapi Twój punkt widzenia. „Jeśli użyjesz 100 słów, aby powiedzieć, że ktoś spóźnił się z terminem, zbytnio tłumaczysz” - mówi Porter. A kiedy już załadujesz się na dodatkowe słowa i zmiękczacze („Wiem, że jesteś przepracowany”), informacje zwrotne zaczynają być osobiste i mogą wkradać się uprzedzenia, mówi Billimoria. Zamiast tego przejdź do rzeczy i wspomnij, co zaobserwowałeś. Powiedz: „Zauważyłem, że minął termin dwóch ostatnich raportów. Co się stało?"

Nie osłabiaj swojej wiadomości

Powszechny zwyczaj umieszczania negatywnych informacji zwrotnych między dwoma fragmentami pochwał może być instynktowny, ale jest to jeden z największych błędów popełnianych przez menedżerów, mówi Billimoria. Ukrywanie opinii w jednorazowych komplementach pozbawia Twoje słowa mocy. „Ludzie widzą, że to nadchodzi; wtedy odrzucą pozytywne, zaczekają na negatywne i nie będą ufać temu, co masz do powiedzenia”- mówi Porter. Co możesz zrobić, aby być uprzejmym, ale bezpośrednim: wyrażaj opinie pozytywnie, mówi Hauser. Powiedz: „Wiele idzie dobrze, ale mam konstruktywną opinię na temat niektórych rzeczy, które wymagają poprawy” lub „Mam kilka rad, które mogą Ci pomóc”.

Podaj kontekst

Dlaczego przejmujesz się tym, że ktoś późno dostarcza pracę? A może nie formatuje prezentacji idealnie? Odpowiedzi mogą być dla Ciebie oczywiste, ale pracownik musi zrozumieć, dlaczego kryje się za Twoją opinią. Spróbuj umieścić konkretne notatki w szerszym obrazie - na przykład: „Kiedy nasz dział spóźnia się z pracą, ma to wpływ również na inne zespoły” lub „Kiedy Twoje finanse wyglądają na nierówne, może to spowodować, że ludzie stracą zaufanie do Twoich danych”. Wyjaśnienie, dlaczego twoja opinia jest ważna, mówi Hauser, może ułatwić jej przekazanie i usłyszenie.

Bądź empatyczny

Otrzymywanie krytycznych komentarzy jest trudne. „Nie ma znaczenia, jak dobrze potrafisz przekazywać informacje zwrotne. Nadal kłuje”- mówi Porter. Nie bądź przesadnie szorstki, słuchaj perspektywy drugiej osoby i zachowaj spokój. Unikaj też słowa „ty”, jeśli możesz. „Subtelne wybory słów mogą sprawić, że rozmowa będzie miała charakter dialogu, a nie ataku” - mówi Hauser. Na przykład, zamiast mówić: „Myślę, że to właśnie mogłeś zrobić inaczej”, powiedz: „Myślę, że to można było zrobić inaczej”.

Zrób to twarzą w twarz

Dostarczanie trudnych wiadomości przez e-mail lub telefon jest kuszące, ale spotkanie osobiste (lub przez Skype lub FaceTime) jest bardziej efektywne - mówi Hauser. Pozwala ci na wzajemne odczytywanie niewerbalnych wskazówek i zamiarów emocjonalnych. „Bycie twarzą w twarz to jedyny sposób, aby druga osoba mogła poczuć Twoje współczucie” - mówi Hauser. Ponadto, jeśli nie możesz zobaczyć swojego pracownika, trudniej będzie stwierdzić, czy jest zdenerwowany, czy nawet zwraca uwagę na to, co mówisz. „Usiądź prosto i utrzymuj kontakt wzrokowy, bez względu na to, jak trudne może to być” - mówi Hauser.

Miej plan działań następczych

Zakończ rozmowę omówieniem kolejnych kroków. Zapytaj, jak możesz być pomocny i wspólnie zdecyduj, kiedy powinieneś ponownie porozmawiać (dni, tygodnie lub miesiące później, w zależności od problemu). Następnie zamelduj się po dniu lub dwóch, aby zobaczyć, jak czuje się druga osoba. To naturalne, że odbiorca informacji zwrotnej odchodzi trochę zraniony od rozmowy, nawet jeśli była ona produktywna, mówi Porter. „Trzeba dać ludziom czas na przetworzenie” - mówi Billimoria. „Kluczem do silnych relacji jest zapętlenie”. Gdy to zrobisz, zdobędziesz zaufanie, które ułatwi dzielenie się opiniami następnym razem.

Pamiętaj też, by dawać dużo pochwał

Niech przekazywanie pozytywnych informacji zwrotnych stanie się częścią Twojej rutyny - nie ograniczaj ich tylko do nieprzyjemnych rozmów. Nie chodzi o to, by po prostu udobruchać ludzi czy dać każdemu trofeum; pozytywne opinie są narzędziem rozwoju zawodowego. Przede wszystkim jest to konstruktywne - ludzie powinni wiedzieć, co robią dobrze, aby mogli to robić dalej. Po drugie, pomaga stworzyć kulturę bardziej otwartą na informacje zwrotne i tolerancyjną na nie, mówi Porter. Tutaj też bądź konkretny. Powiedz: „Naprawdę podoba mi się sposób, w jaki poradziłeś sobie z tym wyzwaniem” lub „Doceniam, że rozmawiałeś z innymi działami, aby uzyskać ich poparcie”. I często to powtarzaj. „Za każdą krytykę należy wyrazić co najmniej pięć pochwał” - mówi Hauser. „To prowadzi ludzi do miejsca, w którym pragną informacji zwrotnej”.